ExcelやPower PointでカンタンにPDFが作れるようになりました。
SEM-ITでは「PDFをWebからダウンロードしてくれるようにお願いします」という作業をよく頂きますが、ここで注意です。
PDFにはファイル名以外に情報が入っているのです！
なんですか？ それ？・・・ですよね。
まず、Google ChromeでPDFファイルを表示すると、ファイル名とタイトルが異なる事ってありませんか？
こんな感じです。
酷いと、下のタイトルという場所が無茶苦茶な文字化けになって読めない物もあります。
ファイル名と同じになっている物もありますが、
PDFをPower Pointなどで作成されている場合はファイル名が異なっていることが多いです。
これってなーに？です。
お手元のPDFをAdobe Readerで開いて、「ファイル」→「プロパティ」を開いてみてください。
タイトル、作成者、サブタイトル、キーワード？
こんなの設定した事は無いのになんで入っているの？？？？
てか、作成者には自分の名前が・・・・((;゜д゜)ｶﾞｸｶﾞｸﾌﾞﾙﾌﾞﾙ
実は知らず知らずのうちにデータが入っているのです。
いやはや恐い恐い。
この「タイトル」が、Google ChromeのPDFを開いた画面で表示されているんですねぇ。
ファイル名を一生懸命変えても表示されないのはここが原因です。
さて、この部分を変更しよう・・・
と思っても、Adobe Readerは「編集機能が無い」ので変更することが出来ないのです
…え？手詰まり！？
そんなことはありません。
そもそも、この情報を入れたのは、Power PointやExcelなのです。
PDF保存する前に情報を変更しちゃえば良いのです！
その手順です。
Power Point の例です。
WordもExcelも基本的には同じです。
「ファイル」→「情報」の画面を開きます。
次にプロパティをクリックして、「詳細プロパティ」をクリックします。
すると、Adobe Readerで見たような情報が入っている画面が表示されます。
作成者にはご丁寧に自分の名前が入っていたりします。
※FJ-USERとかになっている場合もあります。
ここで、PDFを配布しても見てもらっても良い情報に書き換えます。
もちろん、削除して空白にしても良いです。
タイトルを空白にした場合は「ファイル名」がタイトルの代わりに表示されるようになります。
OKボタンで終了して、
「ファイル」→「名前をつけて保存」→「PDF形式で保存」と、
いつものようにPDFを出力して、もう一度Adobe Readerでプロパティを見てください。
今度はちゃんと設定した情報が入っていますね。
これで、ファイルを配布しても自分の名前などの情報が漏れなくなります！
社内で使う場合や配布先が分かっている場合は良いのですが、Webを使ったチラシの配布などでは見えて欲しくない情報が相手に伝わる可能性があります。
PDFをカンタンに作れるようになったのは嬉しいのですが、こういったことはなかな気づかないと思います。
特に中小企業や個人でPDFを保存する方はご注意ください。
なお、PDFの出力の仕方でもこのプロパティ情報は変わります。
印刷機能を用いてPDFを作成している方はまた別の情報が入りますのでご注意ください。
文書を直接PDFに変換できるのは非常に便利です。
URLリンクなどもそのままリンクとして使えます。
受け取った側は、PCやスマホでPDFを直接開いてクリックが出来るため、単なる紙の配布よりも効率的に情報を発信できます。
チラシの効果は大きいのでご活用ください。
